İlk Toplantıya Katılmama Yaptırımı ve Mazeret: Yargılama Gideri ve Vekâlet Ücretinden Sorumluluk

Uzman arabulucular için · Dayanak: 7036 sayılı İş M.K. m.3/12; 6325 sayılı HUAK m.18/A-11; 6100 sayılı HMK m.323-326 · Genel bilgilendirme yazısıdır.

Dava şartı arabuluculuğun en kendine özgü yaptırımı, ilk toplantıya geçerli bir mazeret göstermeksizin katılmama hâlinde ileride açılacak davadaki yargılama giderlerinin yarısının haklı çıksa bile toplantıya katılmayan tarafa yükletilmesidir. Bu, medeni usul hukukunun "haksız çıkan tarafın yargılama giderini ödemesi" temel kuralından farklı, arabuluculuk sürecine katılmayı teşvik için tasarlanmış yaptırımdır. Yazıda yaptırımın kapsamı, geçerli mazeretin sınırı, davet usulü ve son tutanaktaki kayıt yükümlülüğü incelenecektir.

1. Hükmün lafzı

HUAK m.18/A-11 ve İş Mahkemeleri Kanunu m.3/12'de yaptırım tek bir cümlede formüle edilmiştir:

"Taraflardan birinin geçerli bir mazeret göstermeksizin ilk toplantıya katılmaması sebebiyle arabuluculuk faaliyetinin sona ermesi durumunda toplantıya katılmayan taraf, son tutanakta belirtilir ve bu taraf davada kısmen veya tamamen haklı çıksa bile karşı tarafın ödemekle yükümlü olduğu yargılama giderlerinin yarısından sorumlu tutulur. Ayrıca bu taraf lehine Avukatlık Asgari Ücret Tarifesine göre belirlenen vekâlet ücretinin yarısına hükmedilir.Her iki tarafın da ilk toplantıya katılmaması sebebiyle sona eren arabuluculuk faaliyeti üzerine açılacak davalarda tarafların yaptıkları yargılama giderleri kendi üzerlerinde bırakılır."

Cümleden dört ayrı sonuç çıkar: (i) tek taraflı katılmama hâlinde yargılama giderinin yarısı katılmayan tarafa yükletilir, (ii) katılmayan taraf davasını kazansa bile bu sorumluluk değişmez, (iii) lehine vekâlet ücretine hükmedilmez, (iv) iki tarafın da katılmaması hâlinde her biri kendi giderlerini yüklenir.

2. Geçerli mazeret

Kanun, geçerli mazeretin ne olduğunu tanımlamaz. Uygulamada bu boşluk, somut olayın özelliklerine göre yargısal değerlendirmeyle doldurulur. Her durumun kendi koşulları değerlendirilmek şartıyla, kanımızca aşağıdaki haller geçerli mazeret olarak sayılabilir:

• Sağlık raporuyla belgelendirilen hastalık
• Yakın akrabanın vefatı.
• Doğum ve evlilik gibi büyük yaşam olayları
• Doğal afet
• Askerlik, gözaltı veya tutukluluk
• Davetin geçersiz tebliği.

3. Mazeretin ileri sürülme zamanı ve usulü

Mazeret, kural olarak toplantıdan önce arabulucuya bildirilmelidir. Önceden bildirildiğinde arabulucu, taraflarla istişareyle yeni bir toplantı tarihi belirler ve sürecin doğal akışı içinde devam eder; bu hâlde "katılmama" yaptırımı zaten gündeme gelmez. Mazeretin toplantı sonrasında ileri sürülmesi de mümkündür. Mahkeme aşamasında yaptırımın uygulanıp uygulanmayacağına karar verilirken hâkim, mazeretin niteliğine ve belgelendirme gücüne önem verir. Mazeretin yazılı belgeyle (rapor, vefat tutanağı, askerlik celp belgesi) desteklenmesi, çoğunlukla yaptırımın uygulanmaması için kritik öneme sahiptir.

4. Yaptırımın ön şartı: geçerli bir davetin bulunması

Yaptırımın işleyebilmesi için davetin geçerli biçimde ulaşmış olması ön şarttır. Davet edilmemiş ya da kendisine ulaşmamış birinin "katılmama" iradesinden söz edilemez. Davet açısından önemli ilkeler:

• Arabulucu, başvurucudan ve elindeki kayıtlardan tarafların iletişim bilgilerini toplar; gerekirse büro tarafından da sorgulama yapılır (İş M.K. m.3/7).
• Davet, taraflara en az bir kez uygun bir yolla ulaştırılmalıdır: iadeli taahhütlü mektup, SMS, e-posta, telefon görüşmesi. Arabulucu bizzat veya çalışanı aracılığıyla davet mektubunu da elden teslim edebilir.
• Davet sürecindeki tüm işlemler ve sonuçları arabulucu tarafından belgelenir.
• Tarafın iletişim bilgisinin hatalı olduğu, başka bir adrese taşındığı ya da telefon numarasının kapalı olduğu durumlar, arabulucunun makul tüm yolları denediğini kanıtlamasıyla yaptırımın uygulanmasına engel olmaz. Buna karşılık arabulucu davet işlemlerini ihmal etmişse, mahkeme yaptırımı uygulamayabilir.

5. Vekille katılım ve temsil meselesi

Toplantıya tarafın bizzat gelmesi şart değildir; vekille katılım geçerli bir katılımdır. Arabuluculuk görüşmelerine taraflar bizzat, kanuni temsilcileri avukatları veya iş hukukuna ilişkin uyuşmazlıklarda yazılı belgeyle yetkilendirilmiş çalışan aracılığıyla katılabilirler. İş uyuşmazlıklarındaki yetkilendirmede noter onayı zorunlu değildir; adi yazılı belge de yeterli olur.

Vekille katılım durumunda dikkat edilmesi gereken kritik nokta, vekâletnamenin arabuluculuğa ilişkin özel yetki içerip içermediğidir; Özel yetki içermeyen vekâletnameyle gelen avukatın ilk toplantıya "fiilen katılması", uygulamadaki bazı görüşlere göre yaptırımı bertaraf etse de süreçte anlaşma sağlanmasını engelleyeceği açıktır.

6. Yaptırımın hukuki dayanağı: son tutanaktaki kayıt

Yaptırımın işleyebilmesi için son tutanakta katılmayan tarafın açıkça belirtilmesi şarttır. Tutanakta yer alması gereken hususlar:

• Toplantı tarihi ve saati.
• Katılan ve katılmayan tarafların açık kimliği.
• Katılmayan tarafa davetin nasıl tebliğ edildiği (yöntem, tarih, sonuç).
• Varsa, arabulucunun yaptığı ek girişimler (telefon, SMS, e-posta).
• Mazeret bildiriminin yapılıp yapılmadığı.
• Sürecin sona erdiği ve sebebi.

Bu kayıtlar, sonradan açılacak davada mahkemenin yargılama giderini kim üzerine yükleteceğini belirlerken inceleyeceği kayıtlardır.

7. Sonuç

İlk toplantıya katılmama yaptırımı, dava şartı arabuluculuğun fiilen işlemesini güvenceye almak için tasarlanmış bir araçtır; medeni usul hukukunun "haksız çıkan yargılama giderlerini öder" kuralının istisnasıdır. Yaptırımın işlemesi üç katmanlı koşula bağlıdır: (i) davet geçerli biçimde tebliğ edilmiş olmalı, (ii) taraf geçerli bir mazeret göstermeksizin gelmemiş olmalı, (iii) durum son tutanakta açıkça belirtilmiş olmalı. Yaptırımı bertaraf eden mazeret kavramı kanunda tanımlanmamıştır; uygulamada hastalık, vefat, doğal afet gibi tarafın iradesi dışındaki engeller geçerli sayılabilir.

Kaynakça ve daha fazla okuma

• 7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu m.3/12 (ilk toplantıya katılmama yaptırımı); m.3/7-9 (davet usulü, iletişim bilgileri ve yetki itirazı); m.3/18 (vekille ve yazılı belge ile yetkilendirilmiş çalışan aracılığıyla katılım).
• 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu m.18/A-11.
• 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu m.323-326.
• İlker Koçyiğit / Alper Bulur, Ticari Uyuşmazlıklarda Dava Şartı Arabuluculuk, Adalet Bakanlığı Yayını, Ankara 2019 — özellikle "Dava Şartı Olarak Arabuluculuğun Sürelere Etkisi" ve katılım yükümlülüğüne ilişkin bölümler.
• İlişkili yazılar: Vekâletnamede Özel Yetki ve Temsil Sorunları, İhtiyari ve Dava Şartı Arabuluculuk, Arabuluculukta Etkili Taraf Vekilliği.

Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; somut bir uyuşmazlık hakkında hukuki tavsiye yerine geçmez. İlk toplantıya katılmama hâlinde uygulanacak yaptırımın tespiti ve mazeretin geçerliliği her olayın somut özelliklerine göre değişir. Belirli bir olayda yürürlükteki mevzuat metni ve güncel içtihatla birlikte değerlendirme yapılması önerilir.